Die brandneue Version des AFS-Manager SQL ist ab sofort verfügbar. Im folgenden Artikel erläutern wir Ihnen alle Neuerungen und Änderungen.

Vorgänge werden beim Löschen nicht mehr einfach aus dem System entfernt, stattdessen werden sie protokolliert und können wiederhergestellt werden. Weiterhin wurde die Protokollierung von Änderungen wesentlich erweitert, sodass Sie nicht nur die Löschung von Vorgängen nachvollziehen können, sondern auch Änderungen eines Vorgangs inkl. Statusänderungen,  Änderung von Artikeln und sogar ausgeführte  SQL-Anweisungen. Die Protokollierung kann man sich in der Artikelbearbeitung, Adressbearbeitung, Kontaktmanagement und Auftragsbearbeitung über STRG+ALT+Z aufrufen.

Die Vorgangsschnellliste enthält nun auch die Möglichkeit, allen Vorgängen eine Versandbenachrichtigung per Mail zu senden. Weiterhin können Sie aus der Vorgangsschnellliste die Rückstände oder die Zahlungsanweisungen für den jeweiligen Vorgang aufrufen. Die Suche wurde um die Möglichkeit erweitert, nach Auftrags-, Bestell- oder Sendungsnummer zu suchen. Um die Suche/Anzeige noch weiter einzuschränken, können Sie außerdem nach noch nach Lieferarten filtern.

Erweitert wurde auch die Verwaltung der Vorgangsbearbeitung. Man kann nicht nur die Benutzerrechte für die Vorgänge auf Benutzergruppen setzen, sondern auch auf einzelne Personalnummern. Gleichzeitig kann man in der neuen Version festlegen, ob Benutzergruppen oder einzelne Mitarbeiter einen Vorgang freigeben müssen. Durch diese Freigabe können nur die Gruppen oder Mitarbeiter mit Freigabeberechtigung diesen Vorgang drucken oder versenden. Weiterhin können nun Pflichtfelder in bestimmten Vorgängen definiert werden, sodass beispielsweise die Sendungsnummer im Lieferschein immer hinterlegt werden muss.

Als weitere Neuerung werden Fortführungsregeln in den Einstellungen der Vorgangsbearbeitung vordefiniert und können bearbeitet werden. So ist festgelegt, dass zum Beispiel Angebote nur noch in eine Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung direkt fortgeführt werden können. Nicht mehr möglich wäre beispielsweise ein Wareneingang in einen Lieferschein fortzuführen.

Eine besondere Neuerung sind die Regeln. Vordefinierte Regeln legen das Verhalten bei bestimmten Aktionen fest. Es kann zum Beispiel festgelegt werden, dass bei der Artikelkopie die Stückliste oder der Lieferant nicht mit kopiert werden soll, wie es sonst standardmäßig durchgeführt wird. Eine weitere Regel wäre das Suchen nach Dubletten bei der Anlage einer Adresse. Dabei kann man auch einstellen, welche Felder zur Dublettenprüfung beachtet werden sollen. Einige Regeln werden in den einzelnen Bereichen erläutert. Die komplette Liste finden Sie im Anhang.

Die Recherche wurde auf alle Kontaktarten ausgeweitet und mit zusätzlichen Funktionen ausgestattet, sodass Sie die Suchbegriffe mit UND oder ODER verknüpfen können.

Das Bestellmahnwesen ermöglicht Ihnen für einzelne Positionen, die komplette Bestellung oder sogar für alle offenen Bestellungen eines Lieferanten eine Mahnung zu erzeugen, falls dieser in Lieferverzug gerät. Dabei kann man Karenztage definieren, ab wann die nächste Mahnung fällig wird.

Lieferanten können über Stammdaten --> Bestellgruppen zu einer Gruppe zusammengefasst werden. In der Bestellanfrage kann man im Menü die Bestellgruppe auswählen. Beim Druck erfolgt dann die Festlegung, ob die Anfrage für alle Mitglieder der Gruppe gedruckt werden soll oder nur für einen bestimmten Lieferanten. Das Bestellwesen wurde dahingehend erweitert, dass sich die Bestellmenge nicht mehr nur auf den Mindestbestand richtet, sondern wahlweise auch auf Melde-, oder Maximalbestand auffüllt.

Die Stückliste wurde mit einer Sortierfunktion ausgestattet, sodass Sie Artikel in der Reihenfolge ändern und auch nummerieren können. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Stückliste aus einer Datei oder Datenbank der vorhandenen Artikel zu importieren.

Zwei zusätzliche Karteikarten wurden hinzugefügt, welche Ihnen noch schneller die Informationen über die Bestellungen und Reservierungen eines Artikels liefert. Diese Liste kann bei Bedarf gedruckt oder nach Excel exportiert werden.

Es können nun pro Artikel 10 Bilder hinterlegt werden. Ebenfalls ist es möglich pro Variante 10 Bilder zu hinterlegen.

In den Regeleinstellungen können Sie festlegen, ob z.B. beim Kopieren eines Artikels die Stückliste, die Lieferanten, die Staffelpreise oder Varianten ebenfalls kopiert werden sollen oder nicht. Eine weitere Regel wäre bei der Anlage eines Artikels die Angabe eines MUSS-Feldes. Dies bedeutet, dass ein definiertes Feld z.B. EAN-Nummer nicht leer sein darf oder einen bestimmten Inhalt haben muss. Viele weitere Regeln sind möglich und werden im Anhang aufgelistet.

Sie können in der neuen Version auch aus der Projektverwaltung die Vorgangschnellliste mit den zugehörigen Vorgängen des Projekts aufrufen. Neu hinzugekommen ist, dass Sie neben der vorgangsbezogenen Projektzuweisung auch einzelne Positionen einem Projekt zuweisen können.

Das Filialsystem wurde wesentlich erweitert und verbessert, wodurch Sie noch mehr Kontrolle und Informationen erhalten. Dabei wurden folgende Abgleichmöglichkeiten und Funktionen geschaffen:

- Abgleich von Gutscheinen (+ VPN Livezugriff)

- Abgleich von Kassenbüchern

- Abgleich von Tarifen und Verträgen

- Abgleich von Bestellungen

- Abgleich von Umbuchungen von Zentrale zu Filialen: Dabei wird in den jeweiligen Filialen entweder ein  Lieferschein oder ein Wareneingang erstellt.

- automatischen Z-Bericht in der Filiale

- Livezugriff auf X-Berichte

- Verarbeitungsskripte (auch zeitlich gesteuert)

- Fehlerberichte via Mai

Um gesetzlichen Bestimmungen leichter zu entsprechen, können Sie nun ganz einfach Texte zu den Besteuerungsarten hinterlegen, welche im Ausdruck ausgegeben werden. Diese werden mit TBL_STEUERTEXT.FORMULARTEXT im Formulareditor ausgegeben. Zusätzlich stehen auch noch bis zu 5 Infotexte für den Ausdruck zur freien Verfügung. Diese können z.B. als Werbetexte oder sonstige Informationen genutzt werden. Sie können die Texte im Formulareditor mit TBL_MANDANT.INFOTEXT1 - 5 einbinden.

Es wurden zahlreiche Länder in die Datenbank eingefügt, um diese in der Adressbearbeitung zu nutzen. Sie können diese auch für diverse Zusatzmodule (IntraStat, Amazon-Schnittstelle) nutzen. Die Länder stehen wahlweise in der Adressbearbeitung IntraStat-konform zur Verfügung oder Sie können wie gewohnt die Ländereingabe als Text nutzen. Über eine Einstellung können Sie die jeweilige Art definieren.

Durch die neue Richtlinie 2010/094608 des Bundesministeriums für Finanzen müssen Daten bei Bargeschäften den GoB und auch den GDPdU entsprechen, also vollständig unveränderbar abgespeichert werden. Die Warenwirtschaft sowie die Kassensysteme wurden mit einem GDPdU-Export ausgestattet, wodurch sie diese Richtlinie erfüllen.

Dabei können Sie neben dem gesamten Kassenbereich auch Vorgänge, Adressen, Artikel, Mitarbeiter und Inventur ausgeben. Zusätzlich zu den steuerrelevanten Informationen können Memofelder (Langtexte) sowie die Änderungshistorie (Protokollierung) mit ausgegeben werden. 

Artikel- sowie Kundeninfos können direkt aus der Kasse gedruckt werden.

Sie können einen Lieferschein oder Auftragsbestätigung direkt mit der Angabe der Vorgangsnummer zum Bezahlen holen, ohne den Vorgang suchen zu müssen. Im Menü wurde in der Gastrokasse die Möglichkeit geschaffen, den letzten BON nochmals als Bewirtungsbeleg zu drucken.

Hier wurde die Möglichkeit geschaffen, einen Bon nachzudrucken - in der Gastrokasse zusätzlich sogar noch als Bewirtungsbeleg. Ausserdem werden Stornierungen ab sofort als Stornobonbeleg gedruckt.

Bei negativem Bon (z.B. bei Rücknahmen) kann eine Gutscheingutschrift erstellt werden, welcher der Kunde als Gutschein erhält, anstatt Rückgeld auszubezahlen.

Beim Kassieren auf Warengruppen ohne Artikel (z.B. Textil)  kann zur Rabattauswertung der offizielle unreduzierte Preis hinterlegt werden.

Beim Bezahlen wird der Zahlbetrag nicht vorgeschlagen und muss manuell eingegeben werden.

Bei der Angabe des Kassenbestandes im Z-Bericht wird der Sollwert angezeigt

Die Eingabe der Kassenzählung wird auf dem Z-Bericht mit ausgegeben.

Gibt die Gesamtsumme aller Z-Berichtsdifferenzen auf die Z-Bericht aus. Dies betrifft das aktuelle Kassenbuch.

Die Handyvertragsverwaltung wurde in der Vorgangsbearbeitung wesentlich verbessert. Bei vielen Tarifen ist die Auswahl nach dem richtigen nun um einiges einfacher. Dabei können Sie aus verschiedenen Suchoptionen wählen, z.B. suchen Sie nach  Provider,  Tarif oder Beschreibung. Wählen Sie anschließend aus einer Warengruppenstruktur-ähnlichen Liste aus. Es geht noch einfacher: Klicken Sie sich über die Annäherungssuche bis zum gewünschten Tarif durch.

Zusätzlich wurde die Handyvertragsverwaltung in der Komfortkasse integriert, sodass Sie nun auch die Touchfunktionen nutzen können. Dabei erfolgt die Auswahl automatisch nach Eingabe des Artikels mit Vertragsauswahleinstellung. Sie können sich auch nur die Verträge des Kunden anzeigen lassen.

Standardmäßig wird erst nach Provider, dann nach Tarif sortiert. In den Regeleinstellungen kann die Sortierung der Tarife eingestellt bzw. geändert werden. Lassen Sie sich die Tarife z.B. nach Beschreibung sortieren, wahlweise auf- oder absteigend.

Ebenfalls ein neues Zusatzmodul ist AFS-Banking. Dort können Sie zwischen verschiedenen Möglichkeiten wählen, um Ihre Bank/en anzusteuern: Beispielsweise per HBCI oder FinTS um Überweisungen (auch SEPA) oder Lastschriften zu erzeugen. Als Sicherheitsmedium nutzen Sie das TAN-Verfahren, eine Schlüsseldatei oder Chipkarte. Die Nutzung des AFS-Banking geschieht einmal über das DTA-Bankingmodul, indem Sie einen Vorgang in das Bankingmodul übertragen und von dort in AFS-Banking übergeben. Dabei können Sie entweder einzelne Buchungen, eine Sammelbuchung oder eine externe DTA-Datei übergeben werden. Alternativ können Sie den AFS-Banking direkt aufrufen und manuelle Buchungen durchführen. Sie können aber auch einfach nur die Kontoauszüge anschauen/ausdrucken. 

Im Zuge des AFS-Banking wurde auch der Kontoauszugsimport in der Warenwirtschaft erweitert. Sie können die Kontoauszüge direkt von der Bank holen um Ihre Vorgänge zu verbuchen. Dabei erfolgt eine Live-Synchronisierung innerhalb eines angegebenen Zeitraums, sodass die aktuellen Umsätze berücksichtigt werden. Zur besseren Übersicht wurden weitere Farben zur Hervorhebung der Daten hinzugefügt.

- Gesperrte Vorgänge (z.B. abgeschlossene Vorgänge, welche schon bezahlt wurden) erhalten nachträglich die Möglichkeit die Sendungsnummer zu erfassen um anschließend eine Versandbestätigung zu mailen.

- Neue Auswertungsmöglichkeiten von Warengruppen

- Artikeldublettensuche

- Artikel MUSS-Felder

- Artikel kopieren ohne Stückliste

- Artikel kopieren ohne Verkettung (Pfand)

- Artikel kopieren ohne Produktionsstückliste

- Artikel kopieren ohne Produktionsressourcen

- Artikel kopieren ohne Varianten

- Artikel kopieren ohne Staffelpreise

- Artikel kopieren ohne Lieferanten

- Artikel kopieren ohne Shopdaten

- Dienstleistungsartikeldublettensuche

- Dienstleistungsartikel-MUSS-Felder

- Produktionsartikeldublettensuche

- Produktionsartikel-MUSS-Felder

- Kundendublettensuche

- Kunden-MUSS-Felder

- Lieferantendublettensuche

- Lieferanten-MUSS-Felder

- Interessentendublettensuche

- Interessenten-MUSS-Felder

- Sonstige Adressatendublettenprüfung

- Sonstige Adressaten-MUSS-Felder

- Zahlarten-MUSS-Felder

- Teilzahlung OP nicht vorschlagen

- Piepton beim Scannen in der Touchkasse

- Vorgänge, welche Zahlungen enthalten, dürfen nicht storniert werden

- Eingabe der Sendungsnummer setzt Lieferdatum

- Bei Benutzeranmeldung in Zeiterfassung anmelden

- Warengruppendublettensuche

- Warengruppen-MUSS-Felder

- Kein Vorgangsdatum vorschlagen

- Ungedruckte Vorgänge beim Drucken auf Tagesdatum setzen

- Reverse-Charge-Verfahren Warnung

- Manuelle Kassenbucheingabe Belegdruck

- Touchkasse: automatische Vertragsanlage nach Tarifwahl

- Vorgang kopieren: Projektzuweisung mitkopieren

- Vorgang kopieren: Gerätezuweisung mitkopieren

- Positionen kopieren: Projektzuweisung mitkopieren

- Positionen kopieren: Gerätezuweisung mitkopieren

- Manuelle Lagerbuchung führt auch Banking-Aktionen durch

- Aktualisieren des Postenlangtextes durch Doppelklick verhindern

- Keine EG-ID Steuernummernüberwachung

- Sortierung der Tarifwahl

- Lieferscheine auf aktuelles Datum setzen

- Wareneingang auf aktuelles Datum setzen